Privacyverklaring
Kort
- We bewaren wat nodig is om je te antwoorden, een sessie te plannen en het werk te leveren.
- Geen nieuwsbrief, geen advertentienetwerk en geen verkoop van persoonsgegevens.
- Werksessies wissen we 12 maanden na de laatste opnamedag, tenzij de administratieplicht langer duurt.
- Stem- en sessiebestanden gaan niet naar systemen die stemmen klonen of modellen trainen.
- Vragen of verzoeken: [email protected] of 020 244 1893, tijdens ma–vr 10–19, za 11–17.
1. Wie deze gegevens verwerkt
Verwerkingsverantwoordelijke is Sipopojexadvisory B.V., een besloten vennootschap (B.V.) gevestigd aan Ruyschstraat 14, 1091 BR Amsterdam (Amsterdam-Oost). Inschrijving Kamer van Koophandel 98812623. Btw-identificatienummer NL876127285B01. Statutair kapitaal € 100. Dagelijks bestuur: Maarten van Dijk.
Deze verklaring gaat over persoonsgegevens die we verwerken via de website sipopojexadvisory.click, het contactformulier, e-mail, telefoon en tijdens studioafspraken. Nederlands recht en de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) zijn van toepassing. De Nederlandse tekst is leidend; de Engelse pagina is een informatieve weergave.
Een functionaris voor gegevensbescherming is voor onze omvang en activiteit niet verplicht. Privacyvragen stuur je naar [email protected] of je belt 020 244 1893. Openingstijden: Maandag–vrijdag 10:00–19:00, zaterdag 11:00–17:00, zondag gesloten. Route: Vanaf metrostation Wibautstraat (M51, M53, M54) is het ongeveer 8 minuten lopen via Wibautstraat en Linnaeusstraat. Tram 3 en 7 stoppen op halte Ruyschstraat, circa 2 minuten lopen. De ingang zit op begane grond naast de fietsenstalling.
2. Voor wie deze tekst geldt
Deze verklaring geldt voor bezoekers van de site, mensen die een offerte vragen en opdrachtgevers van Zang- en spraakopname, Mixing, Mastering, Podcast-opname of Oefenruimte.
Boekt een productiehuis, label of uitgeverij een sessie waarin andere mensen zingen, spreken of spelen, dan bepaalt die opdrachtgever hoe die opnames verder worden gebruikt. Wij handelen dan als verwerker. De afspraken daarover staan in de verwerkersovereenkomst. Gasten van die opdrachtgever lezen diens eigen privacy-informatie; onze contactpagina blijft beschikbaar voor praktische vragen over de sessie zelf. Hoe bestanden en exploitatierechten na een take lopen, staat ook in de gids sessierechten en bestanden.
3. Welke gegevens we verzamelen
Via het formulier. Voor- en achternaam, e-mailadres, telefoonnummer (als je dat invult), gewenste dienst, voorkeursdatum en een korte projectbeschrijving. Verplichte velden zijn nodig om te reageren; zonder naam en e-mail maken we geen offerte. Het formulier gaat via FormSubmit, een dienst die berichten doorstuurt naar [email protected]. Die doorgifte staat in artikel 7.
Bij boeking en uitvoering. Factuurgegevens, artiesten- of bandnaam, planning, e-mail- of telefoonwisseling, en betalingskenmerken van een overschrijving. Prijzen op de site, zoals € 98 per uur Zang- en spraakopname of € 255 per podcastaflevering, zijn inclusief 21 % btw; op de factuur staan naam, adres en btw-nummer van de opdrachtgever.
Opnames. Stem, muzikale uitvoering en, als je die meestuurt, bestaande stems of sessiebestanden zijn persoonsgegevens wanneer iemand herkenbaar is. We gebruiken ze om de geboekte dienst te leveren. Filmt je eigen team in de live room of de booths, dan is die beeldenstroom jouw verantwoordelijkheid.
Techniek. TransIP B.V. (Vondellaan 47, 2332 AA Leiden, Nederland) bewaart verbindingslogboeken (IP-adres, tijdstip, opgevraagde pagina, browser) voor de beveiliging van de site. Je cookiekeuze staat in de lokale opslag van je browser onder de sleutel sppj_consent_v1 en bevat geen naam of e-mail.
We vragen geen bijzondere categorieën gegevens. Moet een sessie verschuiven om gezondheidsredenen, dan volstaat de mededeling dat je verhinderd bent; een medische verklaring is niet nodig.
4. Doelen, grondslagen en bewaartermijnen
| Doel | Gegevens | Grondslag (AVG) | Bewaartermijn |
|---|---|---|---|
| Reageren op een aanvraag en een offerte maken | Formulier en berichten | Precontractuele stappen op jouw verzoek (art. 6 lid 1 onder b) | Drie jaar na het laatste contact |
| Boeken, uitvoeren en nazorg van de dienst | Identiteit, contact, project, planning | Uitvoering van de overeenkomst (art. 6 lid 1 onder b) | Vijf jaar na het einde van de relatie (verjaring vermogensrechtelijke vorderingen, art. 3:307 BW) |
| Werksessies en leveringsbestanden bewaren | Opnames, stems, mix- en masterbestanden | Uitvoering van de overeenkomst (art. 6 lid 1 onder b) | 12 maanden na de laatste sessiedag, daarna wissing, tenzij je schriftelijk om een langere kopie vraagt |
| Facturatie en administratie | Identiteit, factuur, betaling, btw | Wettelijke plicht (art. 6 lid 1 onder c) | Zeven jaar (art. 52 Algemene wet inzake rijksbelastingen en art. 2:10 BW) |
| Klacht of geschil behandelen | Correspondentie en dossierstukken | Gerechtvaardigd belang om rechten te verdedigen (art. 6 lid 1 onder f) | Duur van de procedure en de beroepstermijnen |
| De website beveiligen | Verbindingslogboeken bij de host | Gerechtvaardigd belang en, waar de wet logging eist, wettelijke plicht (art. 6 lid 1 onder f en c) | Zo kort als de host voor beveiliging nodig heeft, in de praktijk maximaal twaalf maanden |
| Je keuze over traceerders onthouden | Sleutel sppj_consent_v1 in de browser | Wettelijke plicht rond cookietoestemming (art. 11.7a Telecommunicatiewet) | 182 dagen |
We verkopen of verhuren je gegevens niet. We sturen geen marketingmail. Een aanbetaling van 30 % en de annuleringsregel van 5 dagen (zie de algemene voorwaarden) leveren alleen betaal- en planningsgegevens op, geen extra profielen.
Steunen we op een gerechtvaardigd belang, dan toetsen we of het doel echt is, of de verwerking nodig is en of jouw belangen zwaarder wegen. Je kunt om een samenvatting van die toets vragen en bezwaar maken.
5. Stem, beeld, minderjarigen en automatisering
Je stem en, als die wordt vastgelegd, je afbeelding vallen onder de bescherming van de AVG en onder het portretrecht in de Auteurswet. We zetten geen fragment van een sessie, geen studiofoto van jou en geen naam op de site of op sociale media zonder jouw voorafgaande schriftelijke toestemming.
Opnames van opdrachtgevers gebruiken we niet om kunstmatige-intelligentiesystemen te trainen, te testen of te verbeteren. We maken geen stemkloon en geen synthetische stem zonder specifieke schriftelijke opdracht van de betrokken persoon.
Sessies voor iemand jonger dan 16 jaar boekt een wettelijk vertegenwoordiger, die de nodige gegevens aanlevert. Die leeftijd sluit aan bij artikel 5 van de Uitvoeringswet AVG voor toestemming bij diensten van de informatiemaatschappij. Het contactformulier is bedoeld voor volwassenen of voor die vertegenwoordiger, niet als een dienst die zich tot kinderen richt. In de live room van 28 m² geldt bovendien een maximum van 5 muzikanten; dat is een werkafspraak, geen extra gegevensverzameling. De studio bestaat sinds 2019 en telt 3 ruimtes, waaronder 2 vocal booths.
6. Wie bij de gegevens kan
Toegang hebben de drie mensen van het team, ieder voor het eigen werk: Maarten van Dijk (algemeen directeur en hoofd-engineer), Sophie Bakker (mix- en podcast-engineer) en Jeroen Visser (studio coördinator en mastering). Daarnaast kunnen de volgende ontvangers gegevens zien, alleen voor het doel waarvoor ze nodig zijn:
- TransIP B.V., Vondellaan 47, 2332 AA Leiden, Nederland, host van de website, bereikbaar via transip.nl, met datacenters in Nederland;
- FormSubmit (formsubmit.co), dat de inhoud van het contactformulier doorstuurt naar onze mailbox;
- onze boekhouder, gebonden aan geheimhouding, voor factuurgegevens;
- onze bank, voor overschrijvingen;
- een advocaat of rechter, als er een geschil is;
- bevoegde autoriteiten die daar binnen de wet om vragen.
Iedere partij die voor ons persoonsgegevens verwerkt, is contractueel gehouden aan artikel 28 AVG. Meer over de studio zelf staat op de pagina over ons; de dienstbeschrijvingen staan onder diensten.
7. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte
Hosting en e-mailopslag van de site lopen via TransIP B.V. in Leiden. FormSubmit wordt vanuit de Verenigde Staten aangeboden. Stuur je het formulier, dan gaat de inhoud langs die dienst. Wij hebben geen bevestiging dat deze aanbieder onder het EU-VS-dataprotectiekader is gecertificeerd. De doorgifte steunt op artikel 49 lid 1 onder b AVG: zij is nodig voor de precontractuele stappen die jij start door je project te sturen.
Wil je die route vermijden, schrijf dan rechtstreeks naar [email protected] of bel 020 244 1893. We behandelen het verzoek op dezelfde manier. Andere bestanden (stems, mixes) wisselen we bij voorkeur via een door jou gekozen kanaal of via onze eigen opslag bij de host in de Unie.
8. Beveiliging
We nemen maatregelen die passen bij een kleine studio: de site draait uitsluitend via HTTPS, toegang tot klantdossiers loopt via individuele accounts met sterke wachtwoorden, tweestapsbevestiging waar de dienst dat toestaat, versleutelde schijven op werkplekken, een afgesloten pand buiten sessietijd, en wissing van werksessies na de archieftermijn van 12 maanden. De studio telt 3 ruimtes, waaronder een live room van 28 m² en 2 vocal booths; fysieke toegang tot die ruimtes is beperkt tot het team en de geboekte gasten. We werken met 24 microfoons en 8 koptelefoonset; die inventaris is geen persoonsgegeven, wel een reden om de ruimtes afgesloten te houden.
Leidt een inbreuk tot risico voor jouw rechten, dan melden we die binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens (art. 33 AVG) en informeren we je rechtstreeks als het risico hoog is (art. 34). Geen pad over het internet is volledig waterdicht; zodra gegevens bij ons binnen zijn, gelden onze eigen maatregelen.
9. Jouw rechten
Je hebt in ieder geval deze rechten:
- inzage in je gegevens en in informatie over de verwerking (art. 15 AVG);
- rectificatie van onjuiste of onvolledige gegevens (art. 16);
- wissing, onder meer als de gegevens niet meer nodig zijn (art. 17);
- beperking van de verwerking in de gevallen van artikel 18;
- overdraagbaarheid van de gegevens die jij ons gaf, in een gangbaar machinaal leesbaar formaat (art. 20);
- bezwaar tegen verwerking op grond van ons gerechtvaardigd belang (art. 21);
- intrekking van toestemming, zonder dat eerdere rechtmatige verwerking vervalt (art. 7 lid 3).
Stuur een verzoek naar [email protected] of per post naar Ruyschstraat 14, 1091 BR Amsterdam. We antwoorden binnen een maand. Bij een ingewikkeld verzoek kan die termijn met twee maanden worden verlengd; dan laten we dat weten (art. 12 lid 3 AVG). Uitoefening is kosteloos. Twijfelen we redelijkerwijs aan je identiteit, dan vragen we extra gegevens.
Je kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de Nederlandse toezichthouder, via autoriteitpersoonsgegevens.nl (postbus 93374, 2509 AJ Den Haag). Schrijf ons eerst: de meeste vragen lossen we sneller op. Praktische sessievragen, los van een formeel AVG-verzoek, beantwoorden we binnen 2 werkdagen. Zie ook de veelgestelde vragen.
10. Cookies en vergelijkbare technieken
Een cookie is een klein bestand dat een site op je apparaat zet. Hetzelfde geldt voor lokale browseropslag. Deze site plaatst geen meet-, advertentie- of socialemediacookies. We bewaren alleen je keuze in de lokale opslag onder sppj_consent_v1, gedurende 182 dagen. Het cookiebeleid beschrijft de vijf categorieën en hoe je de keuze wijzigt met .
11. Links naar andere sites
We linken onder meer naar OpenStreetMap voor de route naar Ruyschstraat 14. Die diensten hebben een eigen privacybeleid; wij bepalen hun verwerkingen niet. Hulp bij voorbereiding van een sessie staat in de kennisbank, bijvoorbeeld stem warm-up voor opname of podcast microfoon en ruimte. Die pagina’s verzamelen geen extra formuliergegevens.
12. Status en wijzigingen
Deze tekst informeert over onze praktijk; hij beperkt wettelijke rechten niet. We kunnen de tekst aanpassen als diensten of regels veranderen. De nieuwe versie staat op deze pagina met de ingangsdatum en vervangt de vorige. Bij een ingrijpende wijziging mailen we bestaande opdrachtgevers. Ingangsdatum: 1 oktober 2026. Laatst nagekeken: 1 oktober 2026.
Contact: Sipopojexadvisory B.V., Ruyschstraat 14, 1091 BR Amsterdam — [email protected]. Zie ook de juridische informatie en de toegankelijkheidsverklaring.